Las facturas, uno de los caballos de batalla de los autónomos

Las facturas, ya sean en formato papel o electrónico, son uno de los grandes caballos de batalla de los autónomos, que tienen que tener especial cuidado con estos elementos de su día a día, indispensables para evitar 'sustos' con Hacienda. En principio, todo trabajador por cuenta propia, ya se trate de una actividad empresarial o profesional, tiene obligación de emitir facturas cada vez que se preste un servicio o se suministre un bien.

Las facturas suelen hacerse en dos formatos o modelos: en Word y en Excel y se suelen enviar por correo electrónico en un fichero con formato PDF. Las de Excel suelen ser las más extendidas, y existen plantillas con todos los cálculos matemáticos ya realizados. Las facturas deben emitirse y entregarse cuando se esté desarrollando la actividad. Siempre conviene conservar una copia de todas las facturas que se emitan, y como autónomo o pyme hay que estar dado de alta en Hacienda, para poder emitir facturas.

En todos los casos, tienen que incluir el IVA, con los distintos tipos legales en vigor: el 21% del general, el 10% del reducido o el 4% del superreducido. Una de las cuestiones que más dudas genera entre los autónomos es qué actividades conllevan la retención del IRPF. El tesorero del Colegio de Gestores Administrativos de Málaga, Rafael Luque, lo aclara: «Sólo sin son actividades profesionales se practica la retención». «Si soy un abogado, o un asesor fiscal, y presto un servicio, tengo que declarar el IVA y restarle la retención», ejemplifica este experto.

Luque destaca que uno de los problemas más habituales con los que se encuentra es que los clientes «no enumeran correctamente las facturas». «Hay quien te viene con muchas facturas y otros con muy pocas de un año completo, pero no se pueden registrar saltos, de manera que si, por ejemplo, la número diez es de enero, no puede haber una factura en febrero con el número nueve», detalla. No en vano, en caso de una inspección fiscal por parte de los funcionarios de la Agencia Tributaria, «la carga de la prueba la tiene el contribuyente», de ahí que sea tan importante realizar una correcta «facturación correlativa». Conservar las facturas, tanto las emitidas como las pagadas, durante al menos cinco años es otro de los grandes consejos que dan los asesores, ya que es el periodo máximo sobre el que se puede realizar una inspección, sin que se considere prescrito el ejercicio.

Además de tener una correcta emisión de las facturas, desde el Colegio de Gestores Administrativos aconsejan que siempre «deben existir los gastos en relación a los ingresos». «Hay que acreditar la realidad del pago, ya que no vale sólo con que se emitan facturas, sino que Hacienda puede solicitar los justificantes de los pagos», advierte Luque. Y otro apunte: «Una cosa es el recibo, la misma palabra lo dice, recibo/recibí de dinero, y otra distinta es la factura. Se tienden a confundir».

Otro error habitual es no poner en la factura el domicilio fiscal, sino el de la actividad. «En las facturas, tanto expedidas como recibidas, debe figurar siempre el fiscal comunicado a Hacienda en el modelo 036, que en el caso del autónomo sería su domicilio, independientemente de que, por mayor detalle, se incluya también la dirección del domicilio de la actividad», apostilla Luque.

Las facturas simplificadas, para tener validez fiscal, deben incluir el NIF y el domicilio del destinatario, además de todos los datos del que la expide. Aunque este motivo no suele ser causa que determine que el gasto no es deducible, el reglamento de facturación indica que ese dato debe figurar. Las facturas deben expedirse en el momento de realizar la operación, si el destinatario es un particular, y antes del día 16 del mes siguiente si fuera una empresa o autónomo. Una vez expedida, debe remitirse al destinatario en un mes.

En cuanto a las facturas de suministros, deben contener los datos fiscales de la empresa que va a practicar la deducción. «En los casos en que el contrato de suministro se mantiene a nombre del propietario, normalmente aparecen sus datos, pero la factura debe incluir a mayores los del inquilino para que éste pueda deducirla como gasto», apostilla Luque.

«Las facturas tienen una transcendencia que va más allá del ámbito fiscal, administrativo y contable, pues en sí misma generan derechos y obligaciones que garantizan las relaciones entre los usuarios y consumidores», cierra.