La documentación, un trabajo de todos

Es un ataque en toda regla. Los documentos llegan al archivo, en la gran mayoría de los casos, sin orden ni concierto. Aparecen en cajas de todos los tamaños y las cajas, además de expedientes, albergan sorpresas inesperadas como aparatos de teléfono que ya no funcionan, grapas y clips. Hay algunos imprevistos que no son del agrado de los archiveros porque dificultan aun más un trabajo que ya es lo suficientemente complejo como para enfrentarse a obstáculos añadidos. Los responsables del Archivo Municipal de Algeciras han decidido cortar el mal de raíz y han puesto en marcha una campaña de difusión dirigida a todos los departamentos municipales.

El objetivo de la iniciativa es establecer un calendario para que las delegaciones del Ayuntamiento entreguen los documentos de forma escalonada, de manera que el volumen de trabajo quede repartido a lo largo del año. El paso previo es explicar a los empleados municipales cómo se hace. «Evidentemente no tienen por qué saberlo, por eso hemos iniciado esta campaña», explica la archivera Cristina Berrio. Para ello, el equipo del archivo ha elaborado un cuaderno explicativo en el que detalla el proceso con imágenes y explicaciones claras.

El desafío

La portada no deja lugar a dudas. Una silueta muy parecida al Tío Sam que reclamaba soldados para el ejército de Estados Unidos ilustra la portada. Apunta con el dedo y dice: «Te necesitamos para organizar el archivo». La llegada masiva y caótica de documentos se presenta como el enemigo a abatir entre todos. «Es una labor complicada porque nunca había habido un archivo como tal, pero hemos decidido organizar el trabajo desde el principio para que los documentos lleguen lo mejor posible», indica Berrio.

La campaña empezará el próximo mes de enero. El Archivo municipal enviará a las delegaciones del Consistorio un calendario de transferencias de modo que cada una sepa cuándo debe hacer su envío, para lo cual el personal del archivo avisará a la concejalía dos semanas antes de la fecha de su envío. Antes de hacer una transferencia será preciso eliminar los apoyos que no formen parte del expediente, como las fotocopias de los originales o los borradores. También habrá que asegurarse de que los papeles no llevan grapas, gomas, clips u otros elementos que perjudiquen su conservación.

Los documentos se guardan en cajas de archivo definitivo, del tipo A-Z o similar, que se introducen en una caja de transferencias numeradas. Es recomendable no utilizar cajas excesivamente grandes porque su peso dificulta su manejo. Las delegaciones también recibirán hojas de transferencia que sustituirán a las ya existentes. Las nuevas hojas incluyen campos más específicos para la completa identificación del documento. Aunque en principio pueda parecer un trabajo añadido para los trabajadores de las delegaciones, el equipo del Archivo Municipal insiste en que una vez que se conoce la dinámica del proceso de transferencia «resulta mucho más sencillo para todos».

Los archiveros están a disposición de las concejalías para resolver las dudas. Una transferencia adecuada sienta las bases de un archivo completo, de uso sencillo para quienes necesiten utilizarlo y preparado para recibir lo que llegue. Los historiadores, los curiosos y los investigadores tendrán la garantía de que los secretos de la ciudad les esperan en cuidadosamente alineados en las estanterías del Archivo Municipal.